中小企業向け!効果的なプレスリリース作成と配信のポイント

中小企業がメディアに向けて情報を発信する方法の一つに、プレスリリースがあります。

この記事ではプレスリリースの基礎知識から、注目を集めるプレスリリースの見出し作成テクニック、プレスリリースの配信方法と、中小企業が押さえるべきプレスリリース作成の重要ポイントを詳しく解説します。

目次

1. プレスリリース〜知っておくべき基礎知識

中小企業にとってメディアへの露出は、製品やサービスの認知度向上、ブランドイメージの構築において非常に効果的な手段となります。そのメディアに向けて情報を届ける方法の一つが、プレスリリースです。

しかし、中小企業では広報PRの実務に精通した人材がいることは少ないため、「プレスリリースに何をどうかけばいいのか」わからない場合が多いです。プレスリリースに書いた情報をメディアに取り上げてもらうには、プレスリリースのキホ的な構成、書き方、配信方法について理解が必要であり、成功や失敗を繰り返して学んだノウハウも必要になります。

1.1. プレスリリースとは何か〜中小企業のメディア戦略

プレスリリースとは、企業や組織がメディアを通じてニュースや情報を公に伝えるための公式文書です。

新製品の発売、イベントの開催、事業の拡大、企業の受賞など、報道価値のあるさまざまなニュースを伝えることが目的でしょう。

これまでメディアの方々と人脈がない企業でも、プレスリリースを用いることで、新聞、テレビ、オンラインメディアなど様々なチャネルに情報を発信し、企業の視認性と信頼性を高めることができます。

1.2. プレスリリースと報道資料(企画書)の違いとは

メディアに向けた情報発信資料としては、「プレスリリース」のほかに「報道資料(企画書)」というものもあります。

プレスリリースは一般的に、新しい製品やサービス、企業の重要なニュースなど、メディアへ直接配信されることを前提とした文章です。

一方、報道資料(企画書)はもう少し幅広い用途に使用され、メディアの記者が記事やレポートを作成する際の情報源となるような詳細な情報を含む資料を指します。

報道資料は社会的背景を説明した資料や各種データ、専門的な説明、経営者や担当する社員のインタビューなどが盛り込まれることが多く、プレスリリースよりも深い情報を提供することができます。

また、中小企業では頻繁に新しい製品やサービスがでることは少ないので、弊社の広報PR代行サービスでは、報道資料(企画書)を用いてメディアアプローチをすることが多いです。

1.3. ニュース価値を見極める方法〜「なぜ今」か、どのように伝えるか

プレスリリースを作成する上で最も重要なことは、その内容がニュース価値があるかどうかを見極めることです。

ニュース価値を判断するにはいくつかの基準があります。

  • 新規性、独占性
  • 影響の大きさ
  • 人々の関心事、現在の社会的な動向やトレンドを反映しているかどうか

これらの要素を踏まえ、自社の情報をどのように伝えればメディアや読者の注意を引くことができるかを考えることが大切です。

仮に同じトピックスをPRしようとしても、「いつ情報を出すか」「どのように出すか」によって、メディアに取り上げられるかどうかが決まります。

「いつ情報を出すか」については、仮に自社で「これはニュース価値がある!」と思ってメディアに向けて情報発信をしても「いいんですが、今じゃないんですよね・・・」と返事がくることがあります。

これは「今報道すべきタイミングではなかった」ということで、数ヶ月まってトレンドが来てから同じ情報を提供すると、取材につながることがあります。

次に「どのように出すか」ですが、同じトピックスを伝えようとしても、「社会的背景の説明として書面にかく情報」「他に伝える情報がなにか」によっても、記者の関心を引くかどうかが大きくことなってきます。

この「記者の関心」がどこにあるかは、常日頃記者とリレーションをつないでいることからだんだんとわかってくるものです。しかし、中小企業で広報の専門人材がいることは少ないため、日頃記者とリレーションをつなぐことが難しく、なかなか理解するのは難しいかもしれません。

1.4.プレスリリースはA4 1枚でよい

プレスリリースを初めて作るときは、伝えたいことが多すぎて「あれもこれも」詰め込んだ結果、数枚に及ぶリリースになりがちです。

しかし、記者達は大変忙しい人です。プレスリリースはあくまでも「取材」のきっかけにすぎず、必要最低限のことを完結にまとめることが重要です。したがって、プレスリリースはA4 1枚、補足情報をつけても2枚程度までに収めましょう。

1.5.「WHAT」プレスリリース冒頭〜「誰が」「いつ」 「どこで」「何をするのか」を完結に書く

プレスリリース冒頭には「誰が(WHO)」「いつ(WHEN)」「どこで(WHEN)」「何をするのか(WHAT)」を端的に書きます。この内容がリリース冒頭にないと、記者たちはこれが何のリリースなのかわかりません。

1.6.「WHY」は「社会をよくしたい」という思いやデータを書く

次は「WHY」を書きます。

新聞やTVを始めとした記者達は、「情報伝達を通じて社会をよくすること」に高い使命感を持って働いています。したがって、プレスリリースでは「この商品/サービスが社会に役立つ、社会をよくするもの」であることを説明して理解してもらう必要があります。

ここでは「社会の現状」や「なぜ当社がやるのか」といった内容を端的にまとめて記載し、リリース内容と社会課題との繋がりを説明します。

特に、リリースする内容を「なぜやるのか」という点の説明として官公庁の公的調査等からデータを引用することで「このような社会課題があるから、これをやっています」という「WHY」の部分を、客観的な視点とともに説明することができます。

2. 目を引く見出しを作る技術

プレスリリースの見出しは、記者が興味を持つための重要なエントリーポイントです。

記者は毎日大量のプレスリリースを見ており、「見出しと写真をパッとみて、そのあとを読むかどうか決める」といいます。見出しが魅力的でないと、せっかくつくったプレスリリースもゴミ箱行きで日の目をみることはないのです。

そこで必要とされるのが、見出し作成の技術です。見出しを通じて、企業のニュースが持つ価値を明確に打ち出し、記者の関心を引き出すことが必要です。

2.1. 記者の注意を惹くためのコツ

プレスリリースにおける見出しは、一瞬で記者の注意を喚起する必要があります。

そのためには簡潔かつ明確な表現を用いることがポイントです。記者が「今」追っているトピックスへの情報提供であることが伝わるような言葉を選ぶことが大切です。

また、情報の新鮮さや独自性を前面に出し、なぜこのニュースが価値があるのかをひと目で理解できるようにすることが重要です。これにより、時間に追われるメディア関係者や読者が、プレスリリースの本文を読む動機付けになります。

2.2. キャッチーなタイトルのつけ方はyahoo!ニュースで学ぶ

では、キャッチーなタイトルはどうやってつければいいのでしょうか。私達広報PRのプロも参考にしているのが、「yahooニュースの見出し」です。

yahooニュースの見出しは、見出しだけ読んで瞬時にクリックしてもらるように精巧につくられています。弊社でもプレスリリースの見出しをつけるときには、yahooニュースをまず検索し、「どのような言葉を使って報道されているか」を徹底的に調べます。

同じトピックスを伝えようとしても、言葉使いが少し異なるだけでyahooニュースで報じられている数が変化するので、調べてみると面白いですよ!

3. 中小企業も今日からできる、プレスリリースの配信方法〜記者クラブを活用する

せっかくつくったプレスリリースを記者に届けたくても…これまで広報PRをしたことがない企業では、記者との人脈がないことがほとんどです。

しかし、記者との人脈が0でも、記者に直接プレスリリースを届けることができる場所があります。それが「記者クラブ」です

3.1.記者クラブとは?

記者クラブとは、新聞社やテレビ局、通信社などから派遣された報道機関の記者が常駐しているところです。各大手メディアの記者が常駐する拠点でもあり、継続的な情報収集と取材活動を行っています。

約800の記者クラブが各地に存在し、中央省庁・国会・政党、企業・業界団体、地方自治体などに設置され、それぞれ各機関に特化した情報の収集と取材活動を行っています。(参考:共同通信PRワイヤー「記者クラブとは」

3.2.神奈川県内の企業におすすめ!な記者クラブの場所

神奈川県内に本社がある企業におすすめの記者クラブをご紹介します。

①神奈川県政記者クラブ

神奈川県内の情報を集めている記者が集まる記者クラブです。県内に本社がある場合はまずここの記者クラブに情報を届けましょう。

場所:神奈川県庁 新庁舎4階 電話: 045-210-1111(代表)

②横浜市政記者クラブ

横浜市内の情報を集めている記者が集まる記者クラブです。横浜市内に本社がある場合はここにも情報を届けましょう。

場所:横浜市役所 9階 電話: 045-664-2525(コールセンター)

③横浜経済記者クラブ

横浜市内の経済分野の情報を集めている記者クラブです。横浜市内に本社がある中小企業のネタを集めている記者さんがいるほか、直接記者と名刺交換やお話もできます。この記者クラブに情報を届けると記事にしていただけることが多い記者クラブの一つです。

場所:横浜商工会議所(産業貿易センタービル8階) 電話:045-671-7465(記者クラブ直通)

ほか、各市役所にも記者クラブがある場合があります。市役所の代表電話で「記者クラブはありますか」と聞くと教えてもらえます。

3.3.記者クラブへプレスリリースを届ける方法

記者クラブにプレスリリースを届ける方法は次のとおりです。

①記者クラブに電話する

役所の代表電話か記者クラブ直通電話に電話し、「プレスリリースを配布したい」旨を伝えます。「何部必要か」を係の人に必ず確認しましょう。

②プレスリリースを印刷する

 プレスリリースは印刷して配ります。A4片面カラー印刷、複数枚になる場合は左上をホチキスで止めます。

③記者クラブに訪問し、プレスリリースを渡す

各記者クラブに直接訪問し、プレスリリースを渡します。

受付の人にまとめて渡す場合か、記者クラブに用意されている箱に自分でいれる場合があります。やり方がわからない場合は受付の人に聞いてみてください。

一部の記者クラブでは、記者と直接名刺交換ができたり、お話ができますので、ぜひプレスリリースをもって話しかけてみてください。記者から思いがけないフィードバックをもらえることもあります。これまでの経験則ですが、記者は午前中はあまりおらず、午後だと席にいることが多いようです。

4. 情報発信をしないことには、取材されることも無い!

以上、広報PRをこれから始める中小企業向けに、プレスリリースの作り方から配信の方法までご説明しました。

プレスリリースを発信しても、取材はこないかもしれません。むしろこないことのほうが多いです。

しかし、弊社のクライアントでも実際にあったのですが、半年前に記者クラブに届けたプレスリリースをきっかけに取材と記事につながったこともあります。プレスリリースのほかにも、SNSやnote、すでに配信されているメディア記事をきっかけとしてTV取材のオファーがあった中小企業もいました。

情報発信をしないことには、御社の存在はメディアの方に届かないのです。ぜひ、プレスリリースと記者クラブを活用して、人脈ゼロからでも記者へ情報を届けましょう!あなたの会社にあるストーリーに興味を持ってくださる記者は、必ずいるはずです。

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